Ang obligasyon sa pagpapanatili ng pananalapi ayon sa batas ng Dutch

Na-update noong 26 Hunyo 2023

Kapag nagsimula ka ng negosyong Dutch, kakailanganin mong sumunod sa lahat ng batas ng Dutch na kumokontrol sa kapaligiran ng negosyo. Isa sa mga naturang batas ay ang tinatawag na fiscal retention obligation. Ito ay mahalagang nagsasabi sa iyo, na kailangan mong i-archive ang iyong pangangasiwa ng negosyo para sa isang tiyak na halaga ng mga taon. Bakit? Dahil ito ay nagbibigay-daan sa Dutch Tax Authority na suriin ang iyong pangangasiwa sa tuwing nakikita nilang angkop. Ang obligasyon sa pagpapanatili ng buwis ay isang legal na obligasyon na nalalapat sa lahat ng mga negosyante sa Netherlands. Kung sanay kang magtrabaho sa medyo lumang mga file at mga paraan ng pag-archive ng iyong administrasyon, ito ay maaaring patunayan na ang hamon. Mayroong kahit na isang magandang pagkakataon na, nang hindi nalalaman, hindi ka sumusunod sa obligasyon sa pagpapanatili.

Sa esensya, ang obligasyon sa pagpapanatili ng pananalapi ay nagsasaad, na ang lahat ng mga negosyante sa Netherlands ay legal na obligado na panatilihin ang pangangasiwa ng kanilang kumpanya sa loob ng pitong taon. Pakitandaan, na para sa ilang mga dokumento, ang panahon ng pagpapanatili ng pitong taon ay nalalapat, ngunit para sa iba ay sampung taon. Ang mga dokumento ay kailangan ding itago sa isang paraan, na nagpapahintulot sa mga inspektor ng Dutch Tax Authority na madaling suriin ang pangangasiwa sa loob ng makatwirang yugto ng panahon. Sa artikulong ito, ibabalangkas namin kung ano ang ibig sabihin ng obligasyon sa pagpapanatili ng pananalapi para sa iyong kumpanya, kung paano mo ito masusunod at kung ano ang mga pitfalls na dapat abangan.

Impormasyon tungkol sa obligasyon sa pagpapanatili ng pananalapi

Gaya ng ipinaliwanag na namin sa itaas, lahat ng Dutch na may-ari ng negosyo ay may legal na obligasyon na mag-alok sa Dutch Tax Authority ng pagkakataong suriin ang administrasyon hanggang pitong taon na ang nakalipas. Nalalapat ito sa pangunahing data tungkol sa iyong paggasta at kita sa pananalapi, tulad ng pangkalahatang ledger, iyong pangangasiwa ng stock, mga account na maaaring tanggapin at mga account payable, pangangasiwa sa pagbili at pagbebenta at pangangasiwa ng payroll. Kaya lahat ng pera na lumalabas at pumapasok sa anumang partikular na taon ng pananalapi, na tumatakbo mula sa 1^st ng Enero hanggang ika-31^st ng Disyembre. Kailangan mong tandaan, na nangangahulugan ito na ang bawat solong Dutch na negosyante ay dapat na maipakita ang lahat ng data mula sa nakalipas na pitong (o sampung) taon, sa panahon ng random na pagsusuri ng mga awtoridad sa buwis. Nangangahulugan ang random, na maaari silang dumating nang hindi ipinaalam, kaya kailangan mong laging maging handa.

Maraming posibleng dahilan para mangyari ang isang tseke, bagama't kung minsan ay nangyayari lamang ito bilang pangkalahatang pag-audit. Maaaring magpasya lang ang mga awtoridad sa buwis na kailangan mo ng pana-panahong pagsusuri, upang matiyak na ginagawa mo ang lahat nang legal at napapanahon ang iyong administrasyon. Ang mga pagsusuring ito ay nangyayari nang random, ngunit hindi masyadong madalas. Sa ibang mga kaso, kadalasan ay may malinaw na dahilan kung bakit nagpasya ang mga awtoridad sa buwis na suriin ka. Halimbawa, nagsumite ka ng mga pagbabalik na nakikita ng mga awtoridad sa buwis na kahina-hinala. O maaari kang mag-isip ng isang pagsisiyasat, na ginagawa ng inspektor ng buwis sa isa sa iyong mga supplier, o isang kasosyo sa negosyo o iba pang kasangkot na ikatlong partido. Ang inspektor ay humihiling ng access sa iyong administrasyon, at titingnan kung makakakita siya ng mga error o iregularidad. Ito ang dahilan kung bakit madalas na itinuturo ng mga bookkeeper at accountant sa kanilang mga kliyente na napakahalaga na magpatakbo ng isang mahusay na disenyo at maigsi na pangangasiwa.

Hindi lamang dahil ang mga awtoridad sa buwis ay maaaring pumunta at sumabak sa iyong administrasyon, ngunit dahil sa iba pang mga benepisyo na partikular para sa iyo at sa iyong kumpanya. Kung nagpapatakbo ka ng matatag na administrasyon, nagbibigay ito sa iyo ng insight sa iyong mga financial figure. Medyo makikita mo ito parallel sa isang pambahay na libro: sinusubaybayan mo ang lahat ng pera na pumapasok at lumalabas. Nangangahulugan ito na alam mo nang eksakto kung saan may mga isyu, halimbawa, kapag gumastos ka ng mas malaki sa mga asset kaysa sa aktwal mong kinikita. Sa kabila ng katotohanan na ang pagkakataon ay maaaring hindi malaki na ang isang inspektor ay kumatok sa iyong pinto, ito ay matalino pa rin na magkaroon ng administrasyon sa order. Para sa mga negosyante, ang accounting ay isa ring maaasahang mapagkukunan ng mga numero upang makagawa ng matalinong mga desisyon. Nangangahulugan ito na mas madaling magpasya kung kailan mamumuhunan sa isang bagong bagay, kumpara sa pamumuhunan ng mas kaunti at kumita ng mas maraming pera para sa isang yugto ng panahon sa halip. Nagbibigay ito sa iyo ng pangkalahatang pananaw ng kakayahang kumita ng iyong kumpanya, na napakahalaga kung gusto mong makamit ang tunay na tagumpay.

Kailan mo ilalapat ang panahon ng obligasyon sa pagpapanatili na 10 taon?

Gaya ng maikling nabanggit namin sa itaas, ang regular na panahon ng pagpapanatili ay 7 taon. Sa ilang mga kaso, kakailanganin ng mga negosyante na mag-imbak ng impormasyon at data nang mas mahaba ng ilang taon, ibig sabihin, 10 taon. Isa sa mga sitwasyon kung saan nalalapat ang matagal na obligasyon sa pagpapanatiling ito, ay kapag nagmamay-ari ka o nagrenta ng isang gusali ng opisina, o iba pang uri ng lugar ng negosyo. Ang data sa hindi natitinag na ari-arian ay napapailalim sa isang obligasyon sa pagpapanatili ng sampung taon, kaya kung nagmamay-ari ka ng anumang uri ng ari-arian sa pamamagitan ng iyong kumpanya, napapailalim ka sa mas mahabang panahon ng pagpapanatili. Ang parehong naaangkop, kapag ang iyong kumpanya ay nagbibigay, o kasangkot sa pagbibigay, mga serbisyo sa pagsasahimpapawid sa radyo at telebisyon, mga serbisyong elektroniko at/o mga serbisyo ng telekomunikasyon, at nag-opt din para sa tinatawag na OSS-scheme (One-Stop-Shop). Tandaan, na talagang ganap na posible na gumawa ng mga kasunduan sa mga awtoridad sa buwis tungkol sa ilang mga regulasyon o kaayusan, gaya ng:

• Gaano dapat kadetalye ang administrasyon
• Ang paraan kung saan itinatago ang mga talaan
• Pagpapanatili ng data maliban sa pangunahing data para sa mas maikling panahon

Panatilihin din at i-update, kung naaangkop, ang oras ng pagpaparehistro ng "basic data" para sa taunang pagbabawas ng buwis sa entrepreneurial. Totoo rin ito para sa pagpapanatili ng magandang pagpaparehistro ng mileage. Dapat mong itago ang isa para sa paggamit ng iyong pribadong sasakyan para sa negosyo, o sa kabilang banda: kapag ginamit mo ang iyong pangnegosyong sasakyan para lamang sa negosyo at hindi kailanman pribado.

Sino ang dapat panatilihin ang isang administrasyon, eksakto?

Isa sa mga unang tanong na maaari mong itanong, sino ba ang obligadong panatilihin ang isang administrasyon nang hindi bababa sa 7 taon? Sa katotohanan, ang bawat may-ari ng negosyo ay kinakailangang gawin ito. Hindi mahalaga kung gaano kalaki o maliit ang iyong negosyo: ang obligasyon ay nakasalalay sa bawat Dutch na negosyante. Hindi lang kailangan mong panatilihin ang isang administrasyon, ngunit dapat ding panatilihin ang administrasyon sa paraang nagbibigay-daan sa mga awtoridad sa buwis na suriin ito. Kaya, mayroong ilang mga tuntunin at regulasyon na kasangkot, ibig sabihin, ang iyong pangangasiwa ay dapat na wasto ayon sa batas ng Dutch. Kailangan mo ang administrasyong ito na magsumite ng wastong pagbabalik ng VAT at deklarasyon ng mga intra-community supplies (ICP), ngunit upang maisagawa rin nang maayos ang iyong negosyo. Sa pangkalahatan, nangangahulugan ito na kailangan mong itago ang lahat ng orihinal na dokumento, para maipakita mo ang mga ito sa inspektor ng buwis kapag nagsagawa siya ng tseke.

Sino ang hindi kasama sa pagpapanatili ng kumpletong mga talaan ng VAT?

Mayroong ilang mga negosyante, na hindi kailangang panatilihin ang kumpletong mga talaan ng VAT:

• Mga negosyante na nagsusuplay lamang ng mga produkto o serbisyo na walang VAT
• Mga legal na entity na hindi mga negosyante, ngunit may VAT identification number

Karagdagang mga obligasyong pang-administratibo

Nagmamay-ari ka ba ng kumpanyang nangangalakal ng mga margin goods? Pagkatapos ay nalalapat sa iyo ang mga karagdagang obligasyong pang-administratibo. Ano ang margin goods? Ang mga margin goods ay karaniwang ginagamit (secondhand) na mga kalakal, na binili mo nang hindi nagbabayad ng VAT. Sa ilalim ng ilang mga kundisyon, ang mga sumusunod na item ay maaari ding ituring bilang margin goods:

• Sining
• Mga Antigo
• Mga collectible na binibili o ini-import mo gamit ang VAT.

Ano ang nasa ilalim ng kategorya ng mga gamit na gamit?

Ang mga gamit na gamit ay lahat ng mga kalakal, na maaari mong gamitin muli, pagkatapos man ay maayos o hindi. Pakitandaan, na ang lahat ng mga kalakal na binibili mo mula sa isang pribadong indibidwal ay palaging gamit na mga kalakal, kahit na hindi pa ito nagamit. Kasama rin sa mga gamit na gamit ang mga kalakal na na-breed in-house o, tulad ng kaso ng mga kabayo. Kapag nag-trade ka ng margin goods, kailangan mong magtago ng mga tala. Ito ay dahil sa katotohanan, na ang pangangalakal sa mga kalakal sa margin ay napapailalim sa pangkalahatang mga obligasyong administratibo. Bilang karagdagan dito, iba't ibang panuntunan ang nalalapat sa iyong pangangasiwa ng mga margin goods. Ang pagbili at pagbebenta ng mga margin goods, siyempre, ay dapat itago sa iyong mga talaan. Para sa mga kalakal na ito, mayroong dalawang magkaibang paraan upang makamit ito:

• Kinakalkula mo ang VAT bawat indibidwal na produkto, at sinusubaybayan ang mga pagbili at benta bawat item sa iyong administrasyon. Tinatawag ito ng mga awtoridad sa buwis bilang indibidwal na pamamaraan.
• Kinakalkula mo ang VAT sa kabuuang margin ng kita sa isang panahon ng deklarasyon. Tinatawag natin itong paraan ng globalisasyon.

Ang parehong mga pamamaraan ay napapailalim sa karagdagang mga obligasyong pang-administratibo. Kaya anong paraan ang ginagamit mo? Ang tanong na ito ay masasagot sa pamamagitan ng pagsasabi, na ito ay depende sa uri ng mga kalakal kung aling paraan ang pinapayagan mong gamitin. Ang paraan ng globalisasyon ay ipinag-uutos para sa mga sumusunod na kalakal:

• Paraan ng transportasyon, tulad ng mga kotse, motorsiklo, bisikleta, moped at caravan
• Damit
• mga kasangkapan sa bahay
• Mga libro at magasin
• Mga kagamitan sa larawan, pelikula at video
• Mga videotape, DVD, music cassette, CD, LP, atbp.
• Mga Instrumentong pangmusika
• Mga kasangkapan sa sambahayan
• Mga gamit na elektrikal
• Mga Alagang Hayop
• Sining, mga antique at collectible (sa ilalim ng ilang partikular na kundisyon, gaya ng naunang nabanggit)

Ang paraan ng globalisasyon ay ipinag-uutos din para sa mga bahagi, aksesorya at suplay na ginagamit sa mga kalakal na ito, dahil sila mismo ang bumubuo ng isang mahalagang bahagi ng margin goods. Kaya, kahit na maglagay ka ng bagong exhaust tube sa iyong ginamit na kotse, ito ay magiging bahagi ng margin good (ang kotse).

Mga kalakal na hindi kwalipikado bilang margin goods

Nakipagkalakalan ka ba sa iba pang kalakal kaysa sa margin goods? Nangangahulugan na ang iyong mga kalakal ay hindi kwalipikado bilang ginamit? Pagkatapos ay kailangan mong ilapat ang indibidwal na pamamaraan, kumpara sa paraan ng globalisasyon. Ang paraan ng globalisasyon ay nagpapahintulot sa iyo na i-offset ang mga negatibong margin ng kita laban sa mga positibong margin ng kita. Hindi ito pinapayagan sa indibidwal na pamamaraan, bagaman. Sa anumang kaso, ganap na posible na hilingin sa Dutch Tax Authority na baguhin ang mga pamamaraan, sa tuwing naniniwala kang ito ang akma para sa iyo. Sa kaso kung ikaw ay isang auctioneer, o isang tagapamagitan na kumikilos sa ngalan mo bilang isang auctioneer, hindi mo maaaring ilapat ang globalization na paraan. Ito ay maaaring dahil sa katotohanan, na ang isang auctioneer ay gumaganap bilang isang tagapamagitan sa pagitan ng mga mamimili at nagbebenta, at sa gayon ay hindi makikita bilang may-ari ng item. Gayundin, maaari kang magbenta ng mga margin goods na may VAT. Maaari mo talagang piliing magbenta ng margin goods na may VAT. Mababasa mo kung ano ang kailangan mong gawin sa iyong administrasyon sa ilalim Administratibong kahihinatnan kapag nagbebenta sa ilalim ng normal na pamamaraan ng VAT.

Ang mga eksaktong dokumento na kailangan mong itago sa isang tiyak na takdang panahon

Gaya ng nabanggit namin dati, kailangan mong panatilihin ang lahat ng pangunahing data ng administrasyon ng iyong kumpanya sa loob ng 7 taon, para masuri ng mga awtoridad sa buwis ang data. Ang panahon ng 7 taon ay magsisimula kapag ang kasalukuyang halaga ng anumang produkto o serbisyo ay nag-expire. Upang maipaliwanag kung ano ang ibig sabihin ng 'kasalukuyan' sa kontekstong ito, maaari naming gamitin ang halimbawa ng kontrata sa pag-upa ng sasakyan. Isipin na umarkila ka ng kotse sa loob ng 3 taon. Hangga't ang kontrata ay aktibo, ang produkto o serbisyo ay nakikitang kasalukuyan. Sa pagwawakas ng kontrata, gayunpaman, ang produkto o serbisyo ay hindi na ginagamit sa sandaling iyon at, sa gayon, kwalipikado bilang nag-expire. Ang parehong naaangkop sa sitwasyon, kapag gumawa ka ng pangwakas na pagbabayad upang magbayad ng isang bagay (off). Mula sa sandaling iyon, kailangan mong mag-imbak ng data tungkol sa produkto o serbisyong ito sa loob ng 7 magkakasunod na taon, dahil dito na talaga magsisimula ang panahon ng pagpapanatili. Siyempre, gusto mong malaman kung aling mga dokumento at kung anong data ang kailangan mong i-archive. Ang pangunahing data ay binubuo ng mga sumusunod sa pangkalahatan:

• Ang pangkalahatang ledger
• Ang pangangasiwa ng stock
• Ang pangangasiwa sa pagbili at pagbebenta
• Ang mga account receivable at accounts payable administration
• Ang payroll administration

Bilang karagdagan sa nabanggit na pangunahing data, kailangan mong isaalang-alang ang katotohanan na dapat mo ring panatilihin ang lahat ng master data. Ang master data ay nauugnay sa mga paksa tulad ng impormasyon tungkol sa iyong mga may utang at nagpapautang at mga file ng artikulo. Pakitandaan, na ang lahat ng mutasyon sa master data ay dapat na masusubaybayan pagkatapos.

Ang tamang paraan upang mag-imbak ng mga invoice

Ang isang mahalagang bahagi ng obligasyon sa pagpapanatili ay ang partikular na paraan kung saan natatanggap at naiimbak ang data. Ayon sa mga legal na probisyon na sumasaklaw sa partikular na paksang ito, dapat kang magtago ng mga aklat, dokumento at data carrier na mahalaga para sa pagbubuwis sa eksaktong parehong paraan, tulad ng natanggap mo sa kanila. Kaya, sa orihinal nitong estado, ibig sabihin ang pangunahing pag-record ng source data. Nangangahulugan ito, na ang isang digital na natanggap na dokumento ay kailangan ding iimbak nang digital, na maaaring mukhang counterintuitive sa simula, dahil ang pag-iimbak ng data na pisikal na dati ay karaniwan nang napakatagal. Hindi na ito nalalapat. Halimbawa, ang isang quote o invoice na natatanggap mo sa pamamagitan ng e-mail, ay kailangang maimbak bilang digital file, dahil ang orihinal na paraan kung saan mo ito natanggap, ay digital. Ayon sa mga panuntunan ng obligasyon sa pagpapanatili, maaari mo lamang iimbak ang quote o invoice na ito sa digital.

Ang isa pang bagay na dapat mong gawin, ay ang pag-iimbak ng pinagmulan ng file na iyong natanggap, sa tabi ng pag-iimbak ng bawat digital na file nang digital. Ang pag-save lamang ng invoice mismo ay hindi sapat, dahil gusto ng mga awtoridad sa buwis na mapatunayan mo na, pagkatapos matanggap, ang invoice ay hindi mo inayos sa pamamagitan ng kamay. Kaya, napagtanto mo ito sa pamamagitan ng hindi lamang pag-iimbak ng invoice mismo, kundi pati na rin, ang e-mail kung saan naka-attach ang invoice. Nagbibigay-daan ito sa inspektor na makita, na ang invoice na iyong na-save bilang PDF o Word file, ay talagang kapareho ng orihinal na natanggap sa pamamagitan ng e-mail. Ang data sa sistema ng impormasyon, ang tinatawag na derived data, ay dapat na masubaybayan pabalik sa source data. Ang audit trail na ito ay isang mahalagang kondisyon pagdating sa digital na pag-iimbak ng administrasyon. Pinapayagan ka ring humingi ng pagkakakilanlan sa iyong mga customer. Ang hindi pinapayagan, ayon sa mga panuntunan ng GDPR, gayunpaman, ay ang paraan ng pagkakakilanlan na ito ay kinopya at, halimbawa, nakaimbak sa isang administrasyon. Ito ay pinapayagan lamang sa mga kaso na ito ay sapilitan, tulad ng kapag ikaw ay kumukuha ng isang empleyado, o ang mga tao ay kailangang patunayan ang kanilang pagkakakilanlan upang maging isang subscriber ng (ilan) sa mga serbisyong iyong inaalok.

Ang tamang paraan ng pagpapanatili ng pisikal na pangangasiwa

Ang isang invoice o iba pang dokumento na natatanggap mo sa pamamagitan ng post sa papel, at iyon ay dapat na itago, maaari kang aktwal na mag-digitize at mag-imbak nang digital ayon sa mga awtoridad sa buwis. Kaya sa esensya, palitan mo ang source file, na siyang invoice sa papel, ng digital file. Ito ay tinatawag na conversion. Ngunit tandaan, na sa sitwasyong ito kailangan mo ring panatilihin ang orihinal na file, tulad ng nabanggit namin sa itaas, para sa legal na umiiral na panahon. Kapag nagdi-digitize, may ilang mahahalagang salik na dapat mong ipaalam. Ang mga may-ari ng negosyo ay madalas na nagdi-digitize sa pamamagitan ng pag-scan ng mga invoice, pagkuha ng larawan ng mga dokumento, o sa pamamagitan ng pagkakaroon ng tool sa pag-digitize na naka-link sa kanilang accounting program, na tinatawag ding 'scan at kilalanin'. Sa pamamagitan lamang ng huling paraan ng digitization na ito, posible na i-digitize ang mga invoice hindi lamang nang mas madali, ngunit ayon din sa tamang pamamaraan.

Sa isang brochure tungkol sa obligasyon sa pagpapanatili, tinutukoy ng Dutch Tax Authority ang mga kundisyon na dapat matugunan ng isang conversion. Ito ay mahalaga, dito, na ang mga tampok ng seguridad ng orihinal na dokumento ay hindi mawawala. Nangangahulugan ito, na palagi mong pinapanatili ang mga invoice ng papel sa pisikal (sa anyong papel) sa loob ng pitong taon. Lalo na ang mga resibo na binayaran ng pera ay mahirap para sa mga awtoridad sa buwis na suriin ang pagiging tunay. Sa kabilang banda, mayroon ding mga halimbawa ng mga accounting firm na gumawa ng mga kasunduan sa mga awtoridad sa buwis tungkol dito. Halimbawa, ang mga opisina ay sama-samang nakatanggap ng pahintulot para sa lahat ng kanilang mga customer na mag-imbak ng mga pisikal na invoice nang digital, nang sa gayon ay hindi na nila kailangang magtago ng anuman sa papel. Ito ay matalino para sa iyo, bilang isang negosyante, upang galugarin ang iyong mga pagpipilian at posibleng makipag-usap sa mga awtoridad sa buwis tungkol sa iyong mga partikular na kagustuhan. Madalas ay handa silang maging flexible at tulungan ka sa ilang partikular na paraan, basta't panatilihin mong malinis, transparent at legal ang lahat.

Ang wastong paraan upang mag-imbak ng digital data

Mayroong ilang mga paraan upang maayos na mag-imbak ng digital data. Ang pinakamahalagang kondisyon ay, siyempre, na ang data ay dapat na naka-imbak para sa 7 (o 10) taon. Iniimbak mo ba ang lahat ng iyong data at gumagana sa iyong sariling server? Pagkatapos ay idinidikta ng batas sa pananalapi ng Dutch, na kailangan mong magkaroon ng isang mahusay na pamamaraan sa pag-backup, habang kailangan mo ring gawin ang mga backup na ito nang tuluy-tuloy. Kasunod nito, ang mga backup na ito ay dapat na naka-imbak sa ibang lokasyon, kaysa sa lokasyon kung saan matatagpuan ang digital administration. Maaari kang, halimbawa, gumamit ng panlabas na hard drive para dito. Pinapayagan din at posible na mag-opt para sa isang solusyon sa ulap upang iimbak ang iyong data. Alam mo ba, ang cloud-based na accounting software ay may maraming pakinabang, tulad ng mga sumusunod: 

• Maa-access mo at ng iyong bookkeeper o accountant ang data mula sa anumang device
• Ang iyong data ay pinananatiling ligtas at hindi maaaring mawala o masira kung ang isang computer o iba pang device ay nag-crash
• Maaari mong ipaalam sa iyong sarili at patnubayan ang iyong kumpanya batay sa totoong kasalukuyang data
• Maaari mo ring i-link ang iba pang mga program sa accounting software

Kapag isinasaisip mo ang mga panuntunang ito, medyo ligtas ka sa pag-imbak ng iyong digital administration sa tamang paraan. Magbabalangkas kami ng ilang mas kawili-wiling mga detalye tungkol sa isang digital na pangangasiwa sa ibaba.

Mga karagdagang kundisyon at kinakailangan tungkol sa digital storage ng mga file at data

Nag-imbak ka ba ng data sa mga makalumang kagamitan? Nangangahulugan din ang obligasyon sa pagpapanatili, na dapat ma-access ang napanatili na data. Kaya, kakailanganin mong ma-access at buksan ang orihinal na file. Nangangahulugan ito na, halimbawa, ang mga lumang kagamitan na nagpapahintulot sa iyo na ma-access ang data ay dapat na mapanatili, kung ang ilang mga digital na file ay maaari lamang konsultahin sa ganitong paraan. Maaari mong isipin ang lumang storage media, gaya ng lumang floppy disk, o mas naunang bersyon ng Windows. Higit pa rito, karamihan sa mga pakete ng accounting ay sumusuporta sa tinatawag na audit file sa pananalapi. Ang audit file ay isang sipi mula sa pangkalahatang ledger. Pakitandaan, gayunpaman, na hindi sapat na panatilihin lamang ang audit file, dahil hindi kasama dito ang lahat ng mga administratibong entry. Bukod dito, tandaan ang lahat ng elektronikong paraan ng komunikasyon, gaya ng iyong kalendaryo, mga app at SMS. Ang lahat ng mga mensahe sa pamamagitan ng e-mail, WhatsApp, SMS at maging ang Facebook ay dapat na panatilihin hangga't sila ay itinuturing na nasa ilalim ng kategoryang 'komunikasyon sa negosyo'. Kung sakaling magkaroon ng inspeksyon, ang impormasyong ito ay dapat gawin sa form na hiniling ng inspektor. Nalalapat din ang panuntunang ito sa pagpapanatili ng digital agenda.

Higit pa tungkol sa pag-convert ng papel na file sa digital o storage medium

Sa ilalim ng ilang partikular na kundisyon, maaari kang maglipat ng data mula sa isang storage medium patungo sa isa pa. Halimbawa, ang pag-scan ng isang papel na dokumento o ang mga nilalaman ng isang CD-ROM sa isang USB stick. Siyempre, may ilang mga kundisyon para magawa ito, na ang mga sumusunod:

• Ang conversion ay ginagawa nang tama at ganap
• Available ang na-convert na data sa buong panahon ng pagpapanatili
• Nagagawa mong kopyahin ang data at gawin itong nababasa at nakokontrol sa loob ng makatwirang oras

Kung magtagumpay ka sa pagsasakatuparan nito, hindi ka na obligadong magtago ng mga dokumentong papel. Kaya kung nagawa mong matugunan ang mga nabanggit na kundisyon, hindi mo na kailangang panatilihin ang orihinal na dokumento. Makakatipid ito sa iyo ng oras at espasyo, dahil hindi mo na kakailanganin ang pisikal na pangangasiwa. Kaya talaga, ang digital na bersyon ang papalit sa orihinal. Sa prinsipyo, ang conversion ay posible para sa lahat ng mga dokumento, maliban sa:

1. Ang balanse sheet
2. Ang pahayag ng mga asset at pananagutan
3. Ilang mga dokumento sa customs.

Kung walang pisikal na pangangasiwa, makakatipid ka talaga ng maraming espasyo sa opisina at ng maraming dagdag na trabaho. Hindi na tumitingin sa mga lumang archive, o mga shoebox sa mga stuffed closet. Kung titingnan mo ang mga digital development ng nakalipas na 10 hanggang 20 taon, matalinong gawin ang hakbang sa isang ganap na digital na administrasyon. Halos imposibleng mawala ang isang file na nakaimbak nang digital, lalo na kapag gumagamit ka ng cloud-based na solusyon. Gayundin, mas madali at mas mabilis ang pag-loop up ng mga digital na file. Tulungan mo rin ang iyong accountant. Makipag-usap sa iyong accountant paminsan-minsan, at subukang i-set up ang pangangasiwa sa paraang, na sumunod ka sa obligasyon sa pagpapanatili ng batas. Ang mga online na programa sa accounting ay hindi lamang nagbibigay ng mas nakokontrol na mga administrasyon. Gamit ang mga firewall na nababantayan nang mabuti at mga secure na key, awtomatikong iniimbak ng mahusay na mga online accounting program ang iyong administrasyon sa cloud. Makikita mo ito bilang isang digital safe, sa isang ligtas na lugar, na walang ibang makaka-access maliban sa iyo at sa iyong accountant. O: ang mga awtoridad sa buwis, kapag kailangang suriin ng inspektor ang iyong mga aklat.

Intercompany Solutions maaaring ipaalam pa sa iyo ang tungkol sa obligasyon sa pagpapanatili ng pananalapi

Gaya ng nakikita mo, napakaraming kasangkot sa obligasyon sa pagpapanatili ng pananalapi. Marunong na laging manatiling may kaalaman tungkol sa pinakabagong batas tungkol sa paksa, para malaman mo bilang isang negosyante na ikaw ay nagpapatakbo alinsunod sa lahat ng naaangkop na batas ng Dutch. Dapat talagang ipaalam sa iyo ng iyong accountant ang tungkol dito, gayundin ang tungkol sa lahat ng mga opsyon upang sumunod sa batas na ito sa wasto at ligtas na paraan. Kung wala kang accountant at hindi mo alam kung paano sumunod, o baka nagsimula ka lang ng sarili mong negosyo at bago ka sa mga ganitong paksa: sa lahat ng ganitong sitwasyon, maaari kang makipag-ugnayan palagi Intercompany Solutions. Maaari kaming magbigay sa iyo ng malawak na payo sa pananalapi at pananalapi, kabilang ang pinakamahusay na paraan para mapanatili mo ang isang maayos na pangangasiwa. Maaari rin kaming mag-alok ng suporta at payo pagdating sa pagbabayad ng mga buwis at pagbubuo ng iyong taunang tax return. Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin nang direkta para sa karagdagang impormasyon.

Pinagmumulan:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/